5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

Von "Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche" bis hin zu "E-Mail-Archivierung gilt nur für
Konzerne" – einige Mythen rund um das Thema E-Mail-Archivierung halten sich hartnäckig.

Wir lösen die 5 größten Irrtümer für Sie auf!

01 “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”

Jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren.
Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungs
absicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

 

03 “Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung”
Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang
bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt (beispielsweisese Bewerbungsunterlagen) nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden


05 “Nur Rechnungen müssen archiviert werden”
Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu
zählen neben Rechnungen auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise
Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.
02 “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche”

Es gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt.Inhalte können allerdings gelöscht oder geändert werden, sodass sie nicht im Backup gespeichert sind.

Diese Form der Datensicherung ist folglich nicht manipulationssicher und reicht nicht aus, um
rechtssicher agieren zu können, wodurch zusätzlich eine E-Mail-Archivierung erforderlich wird.

 

04 “E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend”
Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben.

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